广州铁路职业技术学院公文处理办法(修订)-602游戏官方网站

第一章  总  则

第一条  为进一步推进学院公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（gb/t 9704-2012）和教育部《公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学院实际情况，特修订《广州铁路职业技术学院公文处理办法》。

第二条  公文是学院依法实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  各单位应当高度重视公文处理工作，加强领导，强化队伍建设，指定专人负责公文处理工作。

第六条  党委办公室、院长办公室（简称“两办”，下同）是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并负责指导院属各单位的公文处理工作。“两办”配备专职文秘人员、各单位指定专人负责公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条  学院常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、公开属性、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。学院公文的发文字号由“两办”确定。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，并按照规范排序。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，如联系人的姓名和电话等。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，并按照规范排序。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。所有公文须按政府信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

（十九）页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第九条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条  公文文字从左至右横写、横排,用纸一律采用国家标准a4型(210 mm×297mm),左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要，注重效用。学院和“两办”的公文，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院行政规章和行政措施，请示和答复问题，报告情况，指导和商洽工作的重要工具，要坚持精简实效的原则，减少例行性、事务性公文。

（一）以学院名义行文的范围是关系全局性的、方针政策性和重大问题的决定、通知，对上级机关的请示、报告，或与有关单位商洽的事项等；其他院内一般性行文，用“两办”名义行文。

（二）凡属下列情况之一的，不以学院或“两办”名义行文：

1．上级已发文，学院无新的、重要的规定和安排部署，学院不再就贯彻执行问题发文。

2．属职能部门或学院各专项工作领导小组（委员会）职责范围内的事务，并可以非正式行文方式处理的。

3．各有关职能单位未协商或者虽经协商但意见不一致的，能用电话、便函及其他方式处理的。

4. 学院非常设机构组成人员(学院领导除外)的调整。

5. 领导同志讲话除对全院工作有指导意义外，不再发文。

6. 其他无实质性内容或不应当行文的。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。对上级单位要用上行文，如“请示”、“报告”；对所属的下级单位要用下行文，如“决定”、“批复”；对同级单位和不相隶属的单位用平行文“函”、“意见”。一般不得越级行文。

（一）上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级机关或相关部门。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办的事项和必须直接报送的事项外，原则上不得以学院名义向上级机关负责人报送公文。不得以学院负责人名义向上级机关或上级机关负责人报送公文。

第十四条  学院内设机构除“两办”外不得对外正式行文。

第十五条  学院各职能部门需要向学院的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学院的名义按规程行文。

第五章  公文拟制

第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条  起草  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并与现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

（七）结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。如不设第二层次，也可按照“一、”，“1．”，“（1）”的顺序。

（八）必须使用国家法定的计量单位。

（九）用词用字准确，规范。文内使用非规范化简称，一般应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十一）公文涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请分管院领导协调或裁定。

（十二）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十八条  公文拟制应严格控制篇幅，倡导“短实新”文风。除重要规划、重大部署外，公文一般控制在3000字以内，重要公文不超过5000字。

第十九条  审核  公文送学院领导签发前，应当送“两办”审核（限期结办的公文，至少需提前2～3个工作日送院办办理）。审核的重点是：

（一）是否确需行文。

（二）内容是否符合有关政策规定，与其他公文有无重复或矛盾。

（三）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

（四）行文方式是否妥当。

（五）文字表达是否准确，格式是否规范。

（六）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

对于不符合有关要求的送审文稿，“两办”不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回起草单位重新修改后再送审核。

第二十条  签发。“两办”文字秘书对文稿审核后，由“两办”分管公文处理工作的主任签署意见呈送有关院领导审定、签发。

（一）签发权限

1．涉及全局性工作的重要文件，如经党委会、院长办公会讨论通过的，由党委书记、院长或授权的副院长签发；未经有关会议讨论决定的，应送院领导会签，并经院长审定后，由院长签发。

2．涉及某一单方面工作或一般事务性工作的公文，按分管范围由分管院领导审定（如涉及其他方面工作，须先送相关院领导会签）、签发。

3．党委会、院长办公会及其他工作会议纪要，经“两办”负责人审核后，送会议主持人审定、签发。

4．“两办”代学院批转、转发、印发的文件，其签发权限与学院文件相同，如经党委会、院长办公会研究决定或经副院长、院长共同审定签署的，文内可冠以“经学院同意”字样；如经院长或分管副院长审定签署的，文内可冠以“经学院领导同意”字样。其他属院长办公室职权范围内的文件，经办公室主任审定后，由主任签发。

（二）签发意见要明确。学院领导签发文件时应批注是否同意印发的意见（如“发”、“同意印发”、“同意”等），并签注完整的姓名和年月日。如认为文稿尚需其他领导阅知的，应注明“请××同志阅后发”。不能用画圈代替阅后意见。

（三）由学院领导签发后的文稿即转为定稿，已具备正式文件的效用，未经签发人同意，不得再作修改。文稿签发后应及时印刷。

第二十一条  以学院名义制发的上行文，一般由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以学院名义制发的下行文或平行文，属分管校领导职权范围内的一般由分管校领导签发，重要事项和重要规范性公文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第二十二条  已签发的文件，一般不得再作修改。确因特殊情况需要对文稿进行修改的，修改后应经签发人复审。

第六章  公文办理

第二十三条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。院属各单位或个人收到上级公文，或外出开会带回公文，必须送“两办”登记办理，不得直接签批、传阅及自行保管。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审、拟办、批办。“两办”应当对收到的公文进行初审。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见并送校领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

（四）承办。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回并说明理由。

公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，需报请分管院领导协商或裁定。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经院领导签批的公文，“两办”印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效，并厉行勤俭节约。公开属性为主动公开和依申请公开的下行文，原则上以电子公文方式向学院各单位发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。

涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章  公文管理

第二十八条  公文由“两办”统一收发、用印、归档和销毁。

第二十九条  公文确定密级前，应当按照上级有关要求拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。不宜公开的公文，不得违规转发、传输和发布。

第三十一条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

涉密公文的全文、标题和发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。

第三十二条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十三条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十四条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学院档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十六条  新设立的单位应当向“两办”提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第三十七条  “两办”建立公文差错台账，定期将差错情况予以通报，确保公文处理准确、及时、安全、保密。

第八章  附  则

第三十八条  本办法自发文之日起施行。2007年11月21日发布的《广州铁路职业技术学院公文处理办法》（广铁职院发〔2007〕100号）及2009年3月26日发布的《广州铁路职业技术学院公文处理补充规定》（铁职院办〔2009〕12号）停止执行。

第三十九条  本办法由“两办”负责解释。

附件1

广州铁路职业技术学院公文版式

附件2

广州铁路职业技术学院公文编发规定

一、学院以红头文件编发

限于处理涉及学院全局、重大的问题和依照上级规定必须以学院名义发文的事项，以学院红头文件编发，编发字号中下行文为“广州铁职院党＋年份＋序号”、“广州铁职院发＋年份＋序号”，如“广州铁职院党〔2019〕1号”、“广州铁职院发〔2019〕1号”；上行文为“广州铁职院＋部门代字＋年份＋序号”，如“广州铁职院办〔2019〕2号”，经院长办公室审核、统一编号，盖学院印章，主要有：

1.发布学院行政规章制度，如规定、条例、办法、细则等。

2.宣布施行重大行政措施、对重要事项或全院性工作做出安排，如决定、意见等。

3.向上级领导机关全面汇报工作、反映重要情况、提出意见或建议、答复询问，即报告。

4.向上级领导机关请求指示、批准，即请示。

5.传达、宣布要求学院各单位办理、周知或共同执行的行政事项，转发上级的公文等，即通知。

6.答复各单位的请示事项，即批复。

二、学院以信函式编发

主要涉及两个方面：一是用于向上级主管部门汇报日常工作，与外单位商洽工作、询问和答复问题；二是用于传达学院行政领导决定的工作意见，宣布、安排、布置涉及全院的行政事务性工作，转发学院职能部门重要工作方案等。编发字号均为“铁职院＋部门代字＋年份＋序号”，如“铁职院办〔2019〕1号”、“铁职院学〔2019〕2号”、“铁职院教〔2019〕3号”，经院长办公室审核、统一编号，盖学院印章。

三、部门以信函式编发

属于部门职权范围的日常工作，如工作计划、安排等，由部门以信函式在院内或本部门编发，编发字号为“部门代字＋年份＋序号”，如“学〔2019〕1号”、“教〔2019〕1号”、“电气〔2019〕5号”、“机电〔2019〕5号”等，盖部门印章。

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