广州铁路职业技术学院印章管理办法-602游戏官方网站

第一章  总 则

第一条  为进一步规范学院行政印章管理，确保印章使用的权威性和严肃性，提高工作效率，特制定本办法。

第二条  本办法所指印章包括学院印章（钢印），院长签名章、方章，各行政单位和专门工作委员会（领导小组）印章，各类专用章等。

第三条  院长办公室是学院行政印章的综合管理部门，负责学院印章（钢印）、院长名章、合同专用章、院长办公室印章的日常管理和使用，并负责指导行政单位印章的管理和使用。学院其它印章由相关单位负责管理和使用。

第二章  印章的刻制启用和销毁

第四条  学院行政各部门的印章，依据学院行政机构设置的文件，由院长办公室负责刻制。各行政机构下设的单位印章、行政业务专用章，由各行政机构填写《刻制印章申请表》（附件1），经院长办公室审批后印制。院长办公室对新印模发文启用，印章启用日期的材料及印模要立卷归档，永久保存。

第五条  学院的印章，直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊学院名称，自左而右环行。

　　第六条　各部门印章直径4.0厘米，中央刊五角星，五角星外刊学院名称，自左而右环行，五角星下刊部门名称，自左而右横排。

第七条　印章的印文，使用宋体字和国务院公布实行的简化字。

第八条  需要更换印章时，由单位填写《刻制印章申请表》，经院长办公室主任审核批准后，由院长办公室负责刻制，破损印章更换一般不需要发文启用。属业务专用章，要将行文抄送业务主管部门备案。

第九条 当单位名称变更或机构撤销时，该单位印章即行停用。印章停用由院长办公室拟发停用通知。

停用或更新印章的，应填写《实物档案（印章）封存登记表》（附件2），将原印章交回院长办公室，不得自行销毁，并由院长办公室加封后移交综合档案室，作为实物档案妥善管理，印章移交手续，作永久性文书档案管理。印章一经作实物档案管理，非经学院特别批准不允许拆封，确有特殊原因需要拆封，须由业务部门填写《实物档案（印章）拆封、使用申请表》（附件3），呈报综合档案室负责人批准，由综合档案室、院长办公室、纪检监察室有关人员当面拆封，并作好拆封详细鉴证记录，并由拆封人员签字。记录包括拆封批准人、参与拆封人、拆封日期、拆封时间、拆封原因及使用情况、重新密封时间等，并作为文书档案管理。

第十条  任何单位不得擅自刻制公章，不得伪造、变造、盗用、故意损坏印章，违者将予以严肃处理、依法追究责任。

第三章  印章的保管

第十一条  学院各级、各类印章实行专人保管负责制。各单位要指定政治思想觉悟高、业务素质好的工作人员负责印章的保管、使用，不得随意委托他人代取代用。

第十二条  印章必须有专柜存放，管理人员应妥善保管，平时随用随锁，下班时间和节假日必须重点存放。印章一般不得携带出单位以外使用，因特殊情况需要外出用印，必须由业务部门填写《外出用印申请表》（附件4），经院领导或院长办公室主任书面批准后方能借出，且院长办公室须派专人负责监印，并及时归还印章。

第十三条  学院印章若遗失须立即向院领导和保卫部门报告，单位印章遗失须向本单位负责人、院长办公室及保卫部门报告，并查清原因和责任，及时登报声明该印章作废。

第十四条  实行印章年检制，各单位负责人对本单位各类印章每年至少检查一次，院长办公室每年10月对全院各类印章检查一次。未按时年检或年检不通过的印章，不得继续使用。院长办公室可根据实际情况，不定期对各单位现有的各类印章进行有针对性的检查、核实。

第十五条  单位负责人、印章保管人工作交接时，应拓具印模样本列册移交，并报送院长办公室。

第四章  印章的使用

第十六条  印章管理的责任

（一）确保印章实物安全完好；

（二）确保印章不被非法使用；

（三）确保印章使用不对学院名誉及利益带来损失。

印章保管人承担印章管理的直接责任，部门负责人承担印章管理的领导责任。

第十七条  不具有法人资格的院属单位、部门印章只能以单位或部门名义在学院授权范围内或学院批准经办业务的权责范围内使用，对外使用时，不具有独立的法人资格，没有法律效力。任何单位不得以部门公章与任何单位、个人签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对超出学院授权范围或部门职责擅自使用而产生不良后果的，学院将追究当事者个人及其单位领导的责任。

第十八条  专用印章是学院及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。专用印章不能代表学院或部门的权力和凭信，只说明印章上刊明的专用范围。

第十九条  钢印仅限于加盖在各种证书的照片上，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，不能独立使用。除学院及特殊情况经院长特别批准外，院内任何单位不得刻制钢印。

第二十条  学院领导名章（签名章），属于机关或单位的公务章，代表学院领导人的身份，是行使职务的标志，具有权威性。二级单位领导手章，原则上只在本单位内使用。

第二十一条  学院印章使用程序

（一）用印单位或用印人填写《使用印章登记表》（附件5），准备用印材料，带有附件的材料应将附件一并准备齐全。

（二）单位负责人审核并签字。

（三）院长办公室行政秘书审核用印材料，审核的重点是：材料是否齐全、格式是否规范、程序是否正确、手续是否完备。

（四）确认符合用印手续后用印。

（五）用印留存的材料应定期整理，立卷归档。

（六）凡有下列情况之一者不得用印：

1．未经有关领导批准或批准权限不当的；

2．用印内容有误或文理不通、打印字迹不清、书写潦草、有错别字的；

3．落款名称与印章名称不一致的；

4．空白凭证、介绍信或空白纸张；

5．经办人不允许监印人审核用印内容的；

6．其他监印人认为不符合用印规定的。

监印人员要坚持原则，对不符合规定的用印，监印人有权拒绝并向本部门负责人汇报。监印人不得擅自用印，违者后果自负。

第二十二条  分类用印要求

（一）公文、任免类

凡以学院名义制发的各类公文用章，按《广州铁路职业技术学院公文处理办法》执行。

学院人事任免，成立临时机构，由院长审批。

（二）合同、协议类

凡以学院名义签署的合同及其它契约类文书，按《广州铁路职业技术学院合同管理办法》执行。经批准用印的各类合同、协议书，由院长办公室统一编号，设置年度合同、协议登记表，定期移交档案室归档，不得留存在业务部门，业务部门若需要使用，可办理借用手续。属于职工人事档案性质的合同、协议，由人事处归入职工个人档案。

（三）证件类

1．办理毕业证、肄业证及各类结业证书，由教务处（继续教育学院）负责列册审核，分管院领导审批后派专人到院长办公室用印。

2．各类院级奖励证书、602游戏官方网站的荣誉证书、聘书等，由主办单位负责人审核、分管院领导审批后用印。

3．各种证书复印件用印，必须持有证书原件，由主办单位负责人审核后用印。

4．院内各单位开办的短期培训班结业证书，由主办单位负责人审核后用印。

5．学生证、学生医保及奖、助贷等，由学生工作处（继续教育学院）负责人审核后用印。

6．教职工工作证、专业技术职务证、退休证等，由人事处审核后用印。

（四）证明类

1．开具外出介绍信（证明），由所在单位负责人审核用印。

2．教职工开具如本人身份（包括职务、职称及收入等）、计生、学历、履历、继续教育证明等由人事处负责人审核后用印。

3．教职工参加进修学习、培训、考证等，由所在单位负责人审核，人事处负责人审批后用印。

4．户口关系、住房贷币补贴、学生应征入伍等证明由后勤保卫处负责人审核后用印。

5．学生在校及学历、成绩证明由教务处（继续教育学院）负责人审核后用印。

6．职工提取个人公积金、住房货币补贴可直接用印。

（五）其他

1．办理法人委托证明书，必须经相关职能处室审核、学院法人代表签字同意后用印。使用时在“授权委托证明书”上写明被授权人姓名，身份证号码，说明授权内容及权限。

2．使用事业单位法人证书、组织机构代码证、法人身份证复印件盖学院印章等，由使用单位负责人审核，同时必须在复印件中注明用途、使用单位名称、使用日期等。

3．因公出国（境）申请、登记等涉外事项，必须由主管职能部门审核，报分管院领导签批后，由主管职能部门派专人到院长办公室用印。涉外公函、外文信件，由外事办公室负责人签字，分管院领导审批后用印。

4．各种申报材料、评优推荐、职称（务）申报表等，由主办单位负责人审核后用印。

5．科研项目申报书、课题、成果、专利、技术合同书、鉴定书等，由科技处负责人审核签名后用印。

6．开设银行账户等财务业务，由财务处负责人审核后用印。

7．招标公告等对外招标相关材料，由招标办主任审核后用印。

8．各单位专项报表，由各单位负责人审核后用印；综合性报表，由承办单位负责人审核，院长办公室负责人复核，报分管院领导审批后用印。

9．机动车辆落户、转户、年审、保险等，由车辆管理单位负责人审核后用印。

10．对外学习交流联系函等，涉及院领导的须由院领导签批后用印，其它由主办单位负责人签批后用印。

11．特殊情况，由院长办公室主任负责审核。

（六）院长签名章（院长方章）的使用

除已经院长会签或授权的文件外，需要加盖院长签名章的合同、协议、证件、证书、聘书、报表等，须经院长本人或院长办公室主任签名后用印。

第二十三条  印章使用要规范，用印位置要恰当，印章上不压正文，下压成文日期，落款处加盖的印章应“骑年盖月”。盖出的印章端正、清晰、美观，印章不能歪斜或颠倒，压钢印上沿以人像下巴为宜。

第二十四条   学院印章一般不对个人使用。教职工和学生个人需用院印时，必须由用印单位委派专人，报相关负责人审批后，方可使用院印。

第二十五条  对需要代章的，必须在落款后面注明“代章”二字，并用小括号将“代章”二字括起。

第五章  附 则

第二十六条  学院各行政单位印章的管理和使用参照本办法执行，各单位印章管理人员名单需报院长办公室备案。人员发生变动，及时办理印章移交和报备手续。

第二十七条  本办法由院长办公室负责解释，自公布之日起执行。

附件：1．刻制印章申请表

2．实物档案（印章）封存登记表

3．实物档案（印章）拆封、使用申请表

4．外出用印申请表

5．使用印章登记表

6．印章使用流程图

7．印章使用审批程序一览表